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FAXの送り方

電子メールが普及したことで、以前より使用頻度が減ったものとしてFAXが挙げられます。けれど、FAXもビジネスシーンには不可欠なコミュニケーション手段の一つですよね。便利なあまり、ミスに気づかないまま送っている…なんてこともあるかもしれません。


FAXを送る前に…

FAXの送り方を説明する前に、忘れないでほしいことがあります。それは送信のための用紙やトナーの準備。

FAXを使う前に紙切れになっていないか、トナーはまだ十分に入っているかなどのチェックをしましょう。送られてきたFAXをすぐに受け取るためには、紙切れにならないように気をつけたいものです。用紙とトナーのストックを常備しておきましょう。

FAXの基本的な送り方

FAXの基本的な送り方を見ていきましょう。「そんなの簡単!」と思うかもしれませんが、実際にやってみると、意外に細かいミスがあったりするものです。

また、なかにはFAXの使い方自体をよく知らない人もいるでしょう。その場合は電話と同様、きちんと使い方を聞いておくことが大事ですね。

送り状を付ける

送り状を付けるのは、FAXの基本的なマナーになります。FAXの送り方を知らずに送り状を付けなければ、送り先によっては「ビジネスマナーがなってない!」と思われてしまいます。

この送り状には“表書き”とも言い、送信日、送信先、受信先、送信枚数、件名などを書きます。会社ごとに用意されている雛型に従って作成しましょう。

ただ、急ぎの場合などは書類の左上余白に送信先、右上余白に発信元と送付枚数を記入するだけでもOKです。

読みやすく

FAXを送ると、どうしても書類の順序がバラバラになってしまったり、文字が読みにくくなってしまうことがあります。相手が読みやすいような心配りをすることも、送り方のマナーですね。

ページの下に通し番号を付けたり、小さな文字は拡大、文字が薄ければ濃度調整をする…などの配慮が必要です。

送る前または後に受信先に連絡

送信エラーなどのトラブルを防ぐために、送信前にこれからFAX送信することをメールで知らせたり、送信後に届いたかどうかの確認電話を入れると安心ですよ。

こうしておけば、万が一トラブルが起きても、迅速な対応ができます。

送る前に内容を最終確認

FAXを送る前に、必ず最終確認をしましょう。

第一に確認することは、FAX番号。当たり前ですが、この番号が違っていると他人の電話にかかってしまったり、まったく別の場所に送信されてしまったり…。

いろんな人に迷惑をかけることになるので、注意してください。

FAXを送るときの注意点

ここで、FAX を送るときの注意点をいくつか挙げましょう。このビジネスマナーを守れているかどうかで、あなたへの評価も変わってくると思います。

重要書類は送らない

FAXは、受け取り側本人以外の目に触れることが多々あります。それに万が一、番号のかけ間違いなどによって、全然関係のない人に送られてしまうことも考えられます。

重要書類の送信は止めましょう。重要書類は郵送するのが、ビジネスマナーの基本ですよ。

大量に送らない

一度に大量の書類を送信するのもいけませんね。相手の回線を長時間ふさいで、用紙も消耗させてしまいます。なるべく一度に送信する枚数は10枚までにしましょう。

もし、それ以上の枚数を送る場合は、メールに添付するか郵送することをおすすめします。

FAXを受け取ったら?

FAXを送るときだけでなく、受け取ったときにも確認しなければならないことがあります。ちゃんと揃った枚数が送られてきたか、何か読みにくい部分はないかをチェックして、メールまたは電話で、無事にFAXが届いた旨を伝えましょう。

また、他の人宛のFAXは早めに渡してあげたほうがいいですね。

そうすれば、FAXのそばに色々な文書が山のようになっていて、いざそれが欲しいときになかなか見つからない…なんて事態にならずに済みます。

受け取ったあとも、ビジネスマナーを忘れずに!


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