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電話のかけ方

電話は顔の見えない相手とのコミュニケーション手段で、新入社員には最初に電話応対が教えられます。職場での電話応対には、ビジネスマナーがハッキリとあらわれます。受けるときだけでなく、自分からかけるときでも慌てずに落ち着いて用件を伝えたり、伝言を聞くようにしましょう。


電話をかける前に…

みなさんの家の電話のそばに、メモは置いてあるでしょうか?電話はいつかかってくるのか分かりませんし、こっちからもいつかけなければいけない状況になるか分かりません。用件などを書き留めるために、メモがあれば便利ですね。

職場でも同じことが言えます。挨拶や服装などの次に身につけなければいけないビジネスマナーが、電話応対なのです。入社後、はじめに教わるビジネスマナーと言えます。

急な電話に頭が真っ白になってしまわないよう、かける前に、相手の電話番号と社名・所属する部署・役職・名前(フルネーム)もすぐにいえるように名刺やメモなどを用意しておくといいでしょう。また、自分の情報もすぐ伝えられるようにしておくといいですね。社名や部署名などは正式名称で覚えておくのが常識です。

基本的な電話のかけ方

電話応対するときは、ハキハキと話すように心がけましょう。機械を通しての声は、直接会って話すよりも聞き取りにくいものです。なので、相手が聞き取りやすいようにハッキリと大きな声で話しましょう。また、相手が話し終わってから話すようにすることも、お互いの声が重なって聞き取りにくくならないための工夫になります。

さらに、相手の都合を聞くことも忘れないでくださいね。もし話したい相手が電話に出たとしても、必ずしも話している時間があるとは限りません。

最初に電話で話していられる時間があるかを、確認しなければなりません。

電話のかけ方のポイント

ここで、自分から電話をかけて用件を聞くまでの大まかな流れを見てみましょう。
自分の会社名と名前を明るく爽やかに言います。
例:「いつもお世話になっております。○○商事の□□と申します。」
取り次いでもらいたい相手の名前を言います。
例:「企画部の△△課長はいらっしゃいますか?」
相手が出てきたら、もう一度会社名と名前、そして一言添えます。
例:「いつもお世話になっております」この一言も添えて下さい。
用件を簡潔に、わかりやすく伝えます。

例:「○○の件での予定はこのようになっております。いかがでしょうか。」

こんなときの電話のかけ方

次は、電話のかけ方で「これはどうすればいいの?」というようなケースの応対を見てみましょう。このようなときにも、あなたのビジネスマナーが試されます!

相手の声が聞きにくい場合

「申し訳ございません。少しお電話が遠いようなので、もう一度お願いします」と言います。

相手が不在の場合

「お戻りは何時頃のご予定でしょうか?それでは、こちらから改めてご連絡を差し上げます。ありがとうございました。」(自分の用件でかけた場合)

「△△様からお電話を頂いたようなのですが、お戻りは何時頃のご予定でしょうか?恐れ入りますが、お電話を頂きたい旨を、お伝え頂けますでしょうか。私は○○商事の□□と申します。電話番号は〜です。それではよろしくお願いします。ありがとうございました。」(先方の用件でかけた場合)

電話の切り方

「ちゃんと電話応対できた!」と思っても最後の最後、切り方で戸惑ったことはありませんか?

電話は基本的に、かけたほうが切ります。「ありがとうございました」や「失礼いたします」の一言を添え、必ず相手が切ったのを確かめてから、静かに受話器を置きましょう。ガチャンと切ってしまうのは耳障りなもので、失礼にあたります。

相手がお客様だったり、目上の人だったりした場合には自分からかけたときでも相手が切ったあと、受話器をそっと置くようにするのが礼儀になります。

用件を伝えた・聞いたところまでではなく、電話を切るところまで、一連のビジネスマナーに注意しましょう。


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