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ビジネスレターの書き方

みなさんは、ビジネスレターを書いたことがありますか?仕事をミスなく進めていくためには、ビジネスレターも重要なウエイトを占めます。もちろん、書くときにはビジネスマナーを気にしなければなりません。


ビジネスレターの種類

ビジネスレターの種類は大きく、社内文書と社外文書に分けられます。さらに、たとえば社内文書には案内状、社外文書にはお礼状、お詫び状などが含まれます。

社内文書と社外文書については、次の項目で説明するので、ここでは案内状、お礼状、お詫び状の書き方についてお話しします。

案内状

会合や何かの行事の開催などを知らせる案内状は、ひと目見てすぐ内容がわかるように、必ずタイトルと付けるようにしましょう。

あとは前文、主文、末文、そして別記の順に書きましょう。別記とは、詳しい日時や場所を分かりやすく箇条書きにしたものです。

また、目印や近くの建物などの名前を書き込んだ地図なども付けるといいですね。

お礼状

厚意を受けたときや、お中元・お歳暮をいただいたときは、できるだけ早くお礼状を出すのがビジネスマナーになります。

「前略」「早々」を使うのは避け、文末は「取り急ぎお礼まで」などとするのがいいでしょう。

お詫び状

仕事上で、お詫び状を出さなければいけないこともあります。

手紙の構造のページでも触れているように、お詫び状に時候の挨拶は必要ありません。「拝啓」と「敬具」を使います。

併せて、原因や再発防止に努めることなども書いてください。また、お詫び状は「手書き+縦書き」にするのがビジネスマナーです。

社内・社外文書の基本的な書き方

次は、社内文書と社外文書の書き方のポイントをそれぞれ説明します。社内文書は、社員に向けて何らかのお知らせをするもの。

一方、社外文書は会社を代表するものなので、特にビジネスマナーを意識して書かなければなりません。

社内文書の場合

  1. 文書番号と発信日を右揃えにして書きましょう。
  2. 宛名を左揃えにして書きますが、場合によっては役職名だけでいいこともあります。
  3. 発信者名を右揃えにして書きますが、宛名同様、場合によっては役職名だけでいいこともあります。
  4. 1行空けて、タイトルを中央揃えにして書きましょう。文字を大きくしたり、太字にしたり、下線を引くことで内容がひと目で分かるようにします。
  5. 1行空けて、本文を書き始めましょう。用件は簡潔にまとめてください。
  6. 次は2行ほど空けて、別記になります。内容は箇条書きにしましょう。
  7. .右揃えで「以上」と書きましょう。そして、1行空けて担当者名を書きます。

社外文書の場合

  1. 文書番号と発信日を右揃えにして書きましょう。
  2. 宛名は略さず、左揃えにして会社・団体名から個人名まで書きましょう。また、受信者名には敬称を付けましょう。
  3. 発信者名も宛名同様、略さずにすべて正式な表記にしてください。さらに、住所や電話番号、FAX番号なども書き添えておくといいでしょう。
  4. 4.1行空けて、タイトルを中央揃えにして書きましょう。文字を大きくしたり、太字にしたり、下線を引くことで文書の内容がわかりやすくなります。
  5. また.1行空けて、「拝啓」と書きます。そのあと、時候の挨拶と本文がきます。用件は簡潔にまとめましょう。改行し、右揃えにして「敬具」と書きます。
  6. 次は1行空けて、別記になります。内容は箇条書きにしましょう。
  7. 担当者名を先に書き、改行して「以上」と書きましょう。なお、両方右揃えにしてください。

漢字の使いすぎは×

どんな文書を作成するときも、相手が読みやすくて分かりやすい文章になるよう、心がけなければなりません。自動変換されるからといって何でもかんでも漢字にしてしまうと、かえって読みにくい文章になってしまいます。

ビジネスレターは自分だけが内容を把握できればいいというものではないので、漢字とひらがなのバランスを考えて書くことが大事です。重要書類などで一定の形式を重んじる場合以外は、ほどよい感じで漢字を使いましょう。

あまり気にしすぎても、今度はひらがなが増えて不自然な文章になってしまうこともあるので、注意しなければなりません。

封書・「はがき」の宛名

ビジネスレター(主に社外文書)の表書きについて、説明しましょう。社外文書の表書きは、受取人が真っ先に見るものです。

ということは…そこから差出人のビジネスマナーも判明することになります!表書きを書き終わるまでは、気を抜かないようにしましょう!

住所

郵便番号の小枠右側2つの真ん中に合わせて書くと、バランスがとれます。

目上の人や取引先で他都道府県の住所へ送るときは、都道府県名から書きましょう。数字を書くときは縦書きの場合、漢数字を使います。

ビル名・社名

住所の文字よりひと回り小さい文字で、住所よりも少し下の位置から書き始めます。

ビル名やマンション名が分かるなら、それも書きましょう。

肩書き・敬称

肩書きは社会的地位、敬称は差出人からみて相手がどういった関係なのかをあらわしています。

会社などの個人には、名前だけに「様」を付けます。会社の部署などの場合は、部署名だけに「御中」を付けます。


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