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手紙の構造

メールの普及に伴い、プライベート・ビジネスシーンともに手紙を書く機会が少なくなっています。けれど、何か重要なことを知らせるとき、お礼やお詫びをするときなど…手紙は相手に真心を伝えるための大事な手段になります。手紙にもビジネスマナーがありますが、その前に手紙そのものについて説明していきましょう。

手紙の基本的な構造

仕事上で書く手紙にも、プライベートの手紙にも基本的な構造というものがあります。特に、仕事上の手紙では、様々な決まりがあって、その決まりを守ることが重要視されます。

手紙の構造は大きく前文、主文、末文、後付に分けられています。これらは、ビジネスマナーにもつながっていくので、注意してみていきましょう。

前文(手紙の書き始めの部分)

頭語

拝啓、謹啓、前略、拝復など

時候の挨拶

「ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」など

安否

「お元気でいらっしゃいますか」
「私も元気に過ごしております」など

お礼・お詫び

「ご無沙汰ばかりで申し訳ございません」など

主文(本題の部分)

起語

さて、このたびは、実は

本文

用件、用事

末文(主文を締めくくり、内容の要点をまとめ、結びの挨拶をする部分)

結びの言葉

「とりあえずご報告まで」
「お返事をお待ちしております」

結語

敬具、謹言、早々、不一など

後付(いつ、誰が、誰に書いたのかを示す部分)

日付

平成○○年○月○日

署名

差出人氏名

宛名

個人:○○様
教師・芸術家・医師:○○先生
会社・団体:○○御中
不特定多数:○○各位

頭語・結語、時候の挨拶

ここに手紙に必要な頭語と結語、挨拶文の一覧を載せておきます。これも重要なビジネスマナーの一つです。手紙を書くときの参考にしてくださいね。

ちなみに、年賀状や寒中見舞い、暑中見舞い、残暑見舞いなど季節の挨拶、それから弔事の手紙や詫び状、抗議文などに頭語・結語は必要ありません。また、女性の場合は、例えば「お手紙ありがとうございます」などの一文から始まり、結語は「かしこ」を使うのが一般的です。

さらに、時候の挨拶は、あくまでもほんの一例です。四季折々に自分が感じたことを加えるといいでしょう。

 

頭語

結語

一般的な発信

拝啓・拝呈・啓上・一筆啓上

敬具・拝具・敬白

一般的な返信

拝復・復啓・敬復

拝答・敬具・敬答

あらたまった発信

謹啓・謹呈・恭啓

謹白・謹言

あらたまった返信

謹復・謹答

謹言・敬答

前文を省略する場合

前略・冠省・冠略・略啓

草々・不一・不備

急用の場合

急啓・急呈・急白

草々・不一・不尽

1月

新春の候、ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
例年になく暖かい今日この頃ですが、ご健勝のこととお喜び申し上げます。

2月

立春の候、ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
梅香るの候、皆様にはご清栄のこととお喜び申し上げます。

3月

めっきり春らしくなってきましたが、いかがお過ごしでしょうか。
花桃の蕾も膨らんできましたが、皆様にはご健勝のほどお喜び申し上げます。

4月

陽春の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
春光うららかな今日この頃、ますますご健勝のほどお喜び申し上げます。

5月

新緑の候、皆様にはますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
若葉の候、ますますご発展のほどお喜び申し上げます。

6月

初夏の候、ますますご繁栄の事とお喜び申し上げます。
梅雨の折から、皆様にはますますご健勝のことと存じます。

7月

初夏の候、ますますご繁栄の事とお喜び申し上げます。
真夏日がつづき、軒先の朝顔もぐったりしています。

8月

残暑厳しいおりから、皆様ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
入道雲の白さが目にまぶしい季節です。

9月

初秋の候、ますますご健勝のほどお喜び申し上げます。
朝夕は涼しくなってきましたが、皆様にはお変わりなく何よりに存じます。

10月

虫の声が秋を思わせる季節になりました。
秋涼の候、ますますご清栄のことと存じます。

11月

初冬の候、皆様にはお変わりございませんでしょうか。
晩秋の候、ますますご繁盛のほどお喜び存じます。

12月

歳末ご多忙のおり、ますますご繁栄の事とお喜び申し上げます。
今年も残すところ、あとわずかとなりました。

手紙と「はがき」の違い

これまで手紙の構造を紹介してきましたが、手紙のほか、「はがき」にも書き方のマナーがあります。

仕事上でも手紙ではなく、「はがき」を出すこともありますよね。「たかが、はがき…」と思っても、受け取った側はアナタのビジネスマナーをちゃんと見ています。「はがき」は略式になるため、書く内容もある程度限られます。そのため余計にマナーが重要になります。要点をわかりやすく書くようにしましょう。

「はがき」の書き方を含めた手紙のビジネスマナーについては、ビジネスレターの書き方のページで詳しく説明しています。


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