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メールの書き方

メールを使ったやり取りが当たり前の現代社会では、仕事上でもメールは欠かせないものになっています。「プライベートで、十分に書き慣れているから大丈夫!」なんて思っていませんか?仕事上のメールは、プライベートなものとは勝手が違うので、ビジネスマナーとして新たに覚えましょう。

メールの書式

ビジネスとプライベートメールの書き方の違いに、書式がちゃんと決まっているかどうかが挙げられます。ビジネスメールは、書く事柄の順序が決まっているのです。その書式に従って書くのが、ビジネスマナーになります。

件名

ひと目見て、すぐ内容がわかるような簡潔なタイトルをつけましょう。プライベートだと、よく無題にする人がいますが、ビジネスメールはしっかり件名を入力してください。

宛名

本文の前に、相手の会社名、部署、氏名を入力しましょう。

本文

本文は一般的には、次のような順序で書きます。

名前を名乗る
「○○社の田中です。」など、自分の会社名や名前を入力しましょう。
書き出しの言葉
メールの場合、頭語や時候の挨拶は要りません。「お世話になっております」など、簡単な挨拶の言葉で始めるといいでしょう。
用件(本題)
5W2H(いつ・どこで・誰と・なぜ・何を・どのように・いくらで)を意識しながら、簡潔にまとめましょう。
結びの言葉

「よろしくお願いいたします」など、簡単な挨拶の言葉で締めくくりましょう。

署名

メールの最後には署名をつけましょう。会社名、部署名、住所、氏名、電話番号、メールアドレスなどを入れます。

メールの上手な書き方

メールの上手な書き方のポイントを紹介しましょう。

改行と1行目の宛名は必須!

メールの上手な書き方というのは…受け取ったほうも読みやすいメールということです。ダラダラと長いメールは、読む気をなくさせてしまいます。

1行の文章が長くなりすぎないように、意味の切れのいいところで改行するといいですね。1行30〜35文字程度を目安にしましょう。5行程度で段落をまとめて、段落間は1行空けると読みやすくなります。

また、「メールの書式」の項目でも説明しているように、本文の1行目には必ず宛名を書きましょう。ビジネスメールとプライベートメールの違いは色々ありますが、これも違いの一つですね。職場のメールはパソコンを数人で共有していたり、一つのメールアドレスを数人で使っていたりする場合もあるため、すぐに誰宛なのかが分かるようにする必要があります。望む相手に、きちんとメールを読んでもらうためのビジネスマナーと言えます。

CCとBCCを活用!

CC欄にメールアドレスを入れると、宛先とCC両方のアドレスに送信することができます。CCは宛先の人以外で、目を通して欲しい人がいるときに使います。

一方、BCC欄にメールアドレスを入れると宛先、CC、BCCそれぞれのアドレスに送信することができます。このBCCは、同じ内容のメールを送ったことを宛先とCCの相手に知られたくないときに使います。ビジネスマナーには、これらを上手に使い分けることも含まれます。

メールの返信方法

さて、メールの返信方法ですが、返信はできるだけ早く…というのがビジネスマナーですね。

出張などでメールチェックをできない状況下にある場合を除き、返信はその日のうちにするのが鉄則です。メールで聞かれたことに対して即答できず、「明日になったら分かるから」などと、すぐ返信しないのはよくありません。

とりあえず、「詳細が分かり次第、再度連絡いたします。」などと書き、メールを無事に受け取ったことだけでも知らせるといいでしょう。

メールを書くときの注意点

みなさんは、ビジネスメールを書く際どんなことに気をつけていますか?今から挙げることは、ビジネスマナーの基本中の基本…常識です。

どんな時でも、常に相手のことを考える…それが、ビジネスマナーへとつながっていきます。どういった環境や機種でメールを受け取るかは人それぞれ。この点を考慮して、装飾メールや特殊記号の使用は避けましょう。センタリングや太字、色付き文字、特殊記号、普段使わないような難しい漢字などは避けてください。

もちろん、絵文字なんてもってのほか!仕事とプライベートの区別は、しっかりつけましょう。


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