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こんな時どうする?

メールでの失敗も、結構あるものです。たとえば、電話などは間違ったことを言ってしまっても、すぐにその場で言い直すことができますが、メールは一度送信ボタンを押してしまえば、間違った内容のものを送ってしまったり、大切なメールを消してしまったりすることがあります。トラブル発生時こそ、ビジネスマナーを忘れてはいけません。

返信が遅れてしまった…

気をつけてはいても、メールの返信が遅れてしまうことってありますよね。そんなときは

「お返事が遅れまして、申し訳ございません」

というようなお詫びの言葉を必ず添えましょう。また、たとえば

「返信が遅れまして、申し訳ございません。実はパソコンのシステムトラブルにより、数日間メールをチェックすることができませんでした」

「返信が遅れましたことをお詫びいたします。昨日まで出張に出ており、返信が遅れておりました」

「多忙につき、返信が遅れました。申し訳ございません。」

など…お詫びとともにその理由も書いておくことがビジネスマナーになります。「○○日までに、返事を頂けますか。」というような、返信の期限が定められているものには、特に丁重にお詫びしなければなりません。

違う人に送信してしまった…

誤って、メールを違う人に送信してしまった経験がある人もいるのではないでしょうか。送信直後に気づき、もう一度メールで、間違って送信してしまったことをお詫びする人が多いかと思います。

実は…それ、間違った対処法だということ知ってました?というのは、謝罪はそもそも直接相手に会って、そうでなければ電話ですべきものです。メールを再送信して謝るのは、ビジネスマナーに反しているのです。すぐにお詫びのメールを送信した(する)場合も、それだけでは終わらせずに必ず電話をして謝罪しましょう。

誤送信してしまったメールを相手に読まれたくない場合は、誤送信に気付いた時点ですぐさま相手に電話を入れて、開封せずに削除するように頼んでください。

大事なメールを削除してしまった…

私もついうっかり大事なメールを間違って削除してしまうことがあるのですが、誰しもこんなときは慌ててしまい頭が真っ白になってしまうことでしょう。もしメールを誤って削除してしまっても、まずは落ち着いてメールフォルダの“削除済みアイテム”の中を見てみましょう。たいていは削除したメールがそこに入っています。

そこを探しても無い場合は、すぐ送信者に電話をし、削除してしまったことをお詫びして再送信してくれるようお願いしてください。

「誤って削除してしまった」と正直に伝えられない場合、「メーラーの不調により、受信したメールがすべて消えてしまいました」「パソコンのシステムエラーにより、データがすべて消えてしまいました」など、自分自身の手違いによるものではないことをハッキリ伝えておきましょう。これもビジネスマナーなんですよ。

敬称を付け忘れてしまった…

他人の名前というのは、打ち間違いをしやすかったりします。そのため、相手から送られてきたメールの署名をコピーして、貼り付ける人も多いでしょう。その貼り付け終わった時点で安心してしまい、敬称を付けずに送信!これをやってしまったら、大変です!

「すぐ連絡して、謝らなければ…」

と思いますよね。ですが、もしアナタがその相手の立場だったらどうでしょう?

“敬称を付ける”という、ごく当たり前のビジネスマナーにもかかわらず、おかしてしまった小さなミス…。それをその都度お詫びされても、なんと応じていいものやら困ってしまいませんか?こういうときは、謝ることよりも、今後同じようなミスをしないようにすることが大切になります。

最後まで書いたら、すぐ送らずに見直してから送信しましょう。


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