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名刺の扱い方と管理

名刺は会社、そして自分のことをビジネス相手に知らせるためのものです。スムーズに仕事を進めるためには、まず挨拶と名刺交換が肝心です。普段あまり名刺のことは気にかけない人もいるでしょう。ですが、相手に好印象を与えるためにも、名刺に関するビジネスマナーは重要です。

名刺の扱い方

それでは、さっそく名刺の扱い方のポイントを見ていくことにしましょう。とりあえず、どんな方法でも相手の手に渡ればいいというものではありません。名刺の扱い方にも、ちゃんとしたビジネスマナーがあるんですよ。

文字などが見えるように持つ

名刺を手渡すときには、持つ場所にも決まりがあります。社名や部署名、自分の名前などが印刷されている部分がハッキリ見えるように、名刺の隅を持つようにしましょう。

必ず両手で扱う

受け取った名刺だけでなく、自分の名刺もできるだけ両手で丁寧に扱うように心がけましょう。また、受け取るときは両手の指をそろえて伸ばし、名刺を親指で軽くおさえるといいですよ。こんなところのビジネスマナー、意外と周囲は見ていますよ。

手は胸の高さで

名刺を持つときは、手を胸の高さにもってくるのが基本です。そして、相手の胸の高さに差し出しましょう。名刺を受け取った手をそのまま下に下ろすと、相手にあまりいい印象を与えません。立ったままの会話中は、胸の高さでキープするようにしましょう。テーブル席の場合は、テーブルの上に置きましょう。

名刺の管理

さて、次は名刺の管理ですが、みなさんはきちんと「名刺入れ」に入れていますか?「名刺入れ」には入れずに、スーツのポケットやお財布、定期入れ、バッグに直接入れたりしている人もいるのではないでしょうか?

まずは形から入るのも、ときには大切なことです。名刺に関する第一のビジネスマナーになります。まだ持っていない人は「名刺入れ」を購入しましょう。デパートのお財布売り場、文房具店などで購入することができますよ。デザインよりも、取り出しやすさなどの機能性を重視して選びましょう。さらに業種別、役職別というようにファイリングも探しやすいよう、自分なりに工夫してみてください。

このほか、増え続ける名刺の情報を必要なときに素早く取り出すのに便利なのが、名刺管理ソフトです!早いうちにこういったソフトを活用して名刺の情報をデータ化しておけば、その後で万が一名刺をなくしてしまっても安心ですね。

名刺にひと工夫!

ドンドンたまっていく名刺…。それらを後で見返したとき、「あれ、この人ってどんな人だったっけ?」そんな経験はありませんか?

大勢からもらっていると、名刺をひと目見ただけでは、その人の印象などは分からなくなっているでしょうね。そんなふうに、思い出せなくなってしまう前に、名刺にちょっとした工夫を施してみましょう。

名刺を受け取ったら、会社に戻ったとき、または家に帰ってから名刺の裏に次のことを書きとめておくといいですよ。

お会いした日付・場所を書きましょう。

特徴・印象を簡単にでいいので書きましょう。

似顔絵(絵が得意であれば)も加えておきましょう。

名刺の補充も忘れずに

出かける前やお客様をお迎えするときには、前もって必ず必要枚数を用意しておきましょう。また、相手が大人数の場合も予想して少し多めに用意しておくと、途中で足りなくなって慌てることもありません。いつ名刺を使わなければいけないことになるか分からないので、日頃からストックをこまめにチェックするようにしてくださいね。

途中で不足しないためのビジネスマナーにも気を配りましょう。とは言っても、予期せぬ事態に名刺が足りなくなることもあります。

そういうときには、「申し訳ございません、名刺を切らしてしまいまして…」とお詫びをしたうえで、相手の名刺を受け取る際に、社名と自分の名前を言います。


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